Die eigene Selbstständigkeit kann sowohl Fluch als auch Segen sein. Der eigene Chef sein, Urlaub, wann Sie möchten und Unabhängigkeit – das schwebt in den meisten Köpfen der Menschen, wenn sie an das Thema denken.

Doch die Realität sieht anders aus. Es kommen viele neue Dinge auf Menschen zu, die den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Eines dieser Dinge ist die Buchhaltung. Laut der deutschen Rechtsprechung besteht die Pflicht zur Erfassung der Geschäftsvorfälle. Zudem werden mit der Buchhaltung betriebliche Statistiken erfasst, auf welchen unternehmerische Entscheidungen getroffen werden.

Somit ist die Buchhaltung für jedes Unternehmen unumgänglich, wird häufig allerdings als notwendiges Übel empfunden. Ergo kann Ihnen Buchhaltung einiges an Zeit, Geld und Nerven kosten.

Wie Buchhaltung normalerweise abläuft

Im Gegensatz zu großen Konzernen, in denen sich ganze Abteilungen mit der Buchhaltung befassen, sieht es bei Selbstständigen anders aus. Sie stehen vor der Entscheidung:  Mache ich die Buchhaltung selbst und investiere Zeit oder stelle ich einen festen Buchhalter ein und gebe Geld in Form von Personalkosten aus. Sowohl Zeit, als auch Geld sind in der Selbstständigkeit begrenzt.

Und dann das Prozedere mit dem Pendelordner. Rechnungen, die digital vorliegen, müssen erst ausgedruckt werden und landen dann irgendwo im Ordner. Dieser muss spätestens zum Quartalsende dem Buchhalter vorliegen, der die Belege und Rechnungen wiederum digitalisiert, um sie in sein System einzuspeisen. Das ist nicht nur umständlich, sondern auch zeitaufwendig. Erst nachdem der Buchhalter alle Daten in sein System eingepflegt hat, erfolgt die betriebswirtschaftliche Auswertung, auf der unternehmerische Entscheidungen basieren sollten.

Die Schwachstellen der altmodischen Buchhaltung liegen auf der Hand. Zum einen stehen Ihnen Daten nur in einfacher Form zur Verfügung, d. h. falls Sie nach der Weitergabe des Ordners Daten benötigen, müssen Sie diese beim Buchhalter einholen – das erschwert den Kommunikationsprozess.

Zum anderen entsteht ein Medienbruch, da digitalisierte Belege ausgedruckt und ausgedruckte Belege digitalisiert werden. Die Folgen sind Zeitverlust sowie erhöhter Personalaufwand. Als Unternehmer können Sie sich nicht auf die wichtigen Dinge konzentrieren und kurzfristige Entscheidungen zu treffen, fällt Ihnen schwer.

Wie moderne Buchhaltung ablaufen sollte

Moderne Buchhaltung setzt genau dort an, wo sich die Schwachstellen des alten Systems befinden. Durch Digitalisierung und Automatisierung werden die Vorgänge optimiert und Ihnen wird die Buchführung erleichtert. Außerdem wird kein extra Personal mehr benötigt, wodurch Personalkosten gespart werden. In der modernen Buchhaltung wird der Buchhalter durch eine Software in bestimmten Bereichen ersetzt.

Eine Buchhaltungssoftware hilft Ihnen aus einem Dilemma: eigene Zeit in die Buchhaltung investieren oder wertvolles Geld für einen Buchhalter ausgeben.

Kurzfristig scheinen Kosten und Zeitaufwand auf Sie zuzukommen. Zugegebenermaßen benötigen Sie nämlich für Einarbeitung in das System als auch für die Digitalisierung etwas Zeit. Langfristig werden sich die Investitionen lohnen und die Vorteile digitaler Buchhaltung überwiegen: Personalkosten werden reduziert und Materialkosten (Papier, Toner, Drucker, Ordner) gesenkt. Sie erhalten tagesgenaue betriebliche Auswertungen und verschiedene Systeme (Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Archivierung) sind in einem vereint.

Eine Buchhaltungssoftware sollte Ihnen keine zusätzliche Arbeit machen, sondern Ihnen Arbeit abnehmen und Ihnen zahlreiche Büroaufgaben erleichtern.

Ein Umstieg auf moderne Buchhaltung erfordert Mut und Vertrauen in die Digitalisierung. Zudem muss In Ihrem Kopf ein Umdenken stattfinden, denn für etwas Neues muss etwas Altes weichen.

Was sollte eine Buchhaltungssoftware können?

Damit eine Software Ihnen auch wirklich Arbeit abnimmt und Büroaufgaben erleichtert, sollte sie entsprechende Funktionen vorweisen.

1. Angebots- und Rechnungserstellung

 Als Selbstständiger erstellen Sie in den meisten Fällen ein Angebot, das vom Kunden bestätigt wird, ehe Sie im Anschluss die Rechnung stellen. Einfache Angebots- und Rechnungserstellung sollte durch ihre Buchhaltungssoftware auf jeden Fall gegeben sein.

Einfach, intuitiv und schnell sollte der Prozess dabei ablaufen. In der Software bedeutet das gespeicherte Textvorgaben, die Ihnen das wiederkehrende Formulieren von Begrüßungs- und Schlussformeln ersparen. Zusätzlich müssen Kunden und Produkte nur einmalig angelegt und per Klick ausgewählt werden.

Aus den Daten erstellt die Software automatisch ein Angebot, das per Post oder E-Mail verschickt oder gedruckt und gedownloadet werden kann.

Der gleiche Ablauf findet auch bei der Rechnungserstellung statt. Sofern Sie die Rechnung nicht direkt aus dem Angebot umgewandelt haben, wählen Sie aus der integrierten Datenbank Kunde und Produkt aus. Den Rest erledigt abermals die digitale Software.

So haben Sie im Handumdrehen eine Rechnung erstellt. Mit Zusatzfeatures wie Rechnungsvorlagen mit eigenem Layout, Briefpapier und in unterschiedlichen Sprachen können Sie Ihre Rechnung individualisieren.

Je nach Branche sind Sie als Selbstständiger viel unterwegs? Hierfür ist eine Mobil-App ihrer Buchhaltungssoftware nützlich, denn so können Sie an jedem Ort Angebote und Rechnungen erstellen und verschicken.

2. Belege automatisch verbuchen

Bevor Sie eine Papierrechnung in der Hand halten, wurde sie irgendwann digital erstellt. Wieso nicht gleich Belege und Rechnungen digital anfordern? So müssen sie nicht ausgedruckt werden und es kann jederzeit auf sie zugegriffen werden. Einfach per Drag & Drop ins System ziehen. Fertig.  Alternativ können Sie eine Schnittstelle zum Mailprogramm einrichten. In diesem Fall werden Belege, die Sie per E-Mail erhalten, sogar automatisch an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet.

Liegen Papierrechnungen analog vor? Kein Problem. Durch eine entsprechende App können Belege abfotografiert und ins System hochgeladen werden.

In einer guten Buchhaltungssoftware werden Belege derweil automatisch einer Kategorie zugewiesen und verbucht. Damit das gelingt, werden die Belege von Machine Learning Algorithmen analysiert. Je mehr Belege erfasst werden, desto verlässlicher wird die Software und ordnet zukünftige Belege noch zuverlässiger ein.

3. Rechtliche Grundlage/Datenschutzrichtlinien 

Die neue Form der Buchhaltung erfordert auch neue Richtlinien im Hinblick auf Datenschutz. Diesbezüglich spricht man von den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBs). Bei moderner Buchhaltung werden alle Belege nach aktuellen Standards rechtssicher in einem Rechenzentrum archiviert. Somit können sie jederzeit gefunden und offengelegt werden.

4. Verknüpfung mit dem Bankkonto

Durch die Verknüpfung mit dem Bankkonto erhalten Sie immer einen Überblick über den aktuellen Cashflow. Das Praktische: fällige Rechnungen werden automatisch überwiesen.

Was die Verknüpfung mit dem Bankkonto noch kann:

• Möglichkeit ein Zahlungsziel einzugeben (Skonti oder Rabatte können geltend gemacht werden)
• Zahlungen mit passender Rechnungs- und Referenznummer werden automatisch von fällig auf bezahlt aktualisiert/geändert
• zugehörige Debitorennummern werden gleichzeitig verbucht
• keine manuelle und zeitaufwendige Überprüfung von Kontoauszügen

Die Software zeigt folglich auf einen Blick übersichtlich ihre Finanzsituation und zeigt insbesondere welche Positionen noch offen sind. Sie wissen zukünftig also welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen und von welchen Kunden Sie in absehbarer Zeit Geld erhalten.

5. Tagesaktuelle Einnahmen-Überschuss-Rechnungen

Basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen erstellt die Software tagesgenaue Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (alternativ auch GuV-Rechnungen). Diese dienen als Grundlage für kurzfristige und fundierte Entscheidungen.

6. Nie wieder Dauerfristverlängerung

Durch digitale Buchhaltung wird Ihnen die Umsatzsteuervoranmeldung vereinfacht. Sind alle umsatzsteuerrelevanten Daten im System angelegt, kann die Voranmeldung über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt geschickt werden. Lästige Dauerfristverlängerungen werden Ihnen so erspart.

7. Schnittstelle zum Steuerberater

Der Steuerberater Ihres Vertrauens erhält direkten Zugriff auf Ihre steuerrelevanten Daten. Sie können genau festlegen, welche Daten der Steuerberater erhält. Das bedeutet: kein lästiger Papierkram in einem Pendelordner, eine deutlich vereinfachte Kommunikation und ein effektiverer Datenaustausch mit dem Steuerbüro.

sevDesk – die digitale Buchhaltungssoftware

Um eine passende Software zu finden, die alle Wünsche erfüllt, müssen Sie sich über ihre Unternehmensstruktur im Klaren sein. Ein großes Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern hat andere Ansprüche als Mittelständler. Sie als Selbstständiger sind mit der Buchhaltungssoftware sevDesk gut versorgt. sevDesk ist eine zeitgemäße Software, die die genannten Features vorweisen kann und aktuelle gesetzliche Richtlinien befolgt.

Unabhängig davon für welche Form der digitalisierten Buchhaltung Sie sich entscheiden, automatisierte Buchhaltung ist die Zukunft. Sie verschafft Ihnen auf lange Sicht einen Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es die knappen Ressourcen Zeit und Geld gezielt für das Kerngeschäft einzusetzen.